Contoh Laporan PKL di Jasindo Semarang Bab II

BAB II

PAPARAN LAPORAN

2.1.   Gambaran Umum Perusahaan

2.1.1.      Sejarah PT. Jasa Asuransi Indonesia

Pembentukan PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) merupakan bagian penting dari perjalanan sejarah bangsa dan tanah air Indonesia. Sejarah tersebut bermula pada tahun 1845 ketika dilaksanakannya nasionalisasi atas NV Assurantie Maatschappij de Nederlander, sebuah perusahaan Asuransi Umum milik kolonial Belanda, dan Bloom Vander, perusahaan Asuransi Umum Inggris yang berkedudukan di Jakarta.

Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia yang dinyatakan pada 17 Agustus 1945 oleh Proklamator RI, Ir. Soekarno dan Mohammad Hatta, sekaligus mengamanatkan pelaksanaan pemindahan kekuasaan dan kepemilikan Kerajaan Belanda kepada Pemerintah Indonesia. Termasuk, melakukan nasionalisasi terhadap dua perusahaan tersebut dan mengubah nama ke-duanya menjadi PT Asuransi Bendasraya yang bergerak di bidang Asuransi Umum dalam Rupiah dan PT Umum Internasional Underwriters (UIU) yang bergerak pada bidang Asuransi Umum dalam valuta asing.

Kedua perusahaan hasil tindak lanjut nasionalisasi ini bertujuan untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada masyarakat dan memperkokoh keamanan serta perekonomian negara. Adapun kebijakan nasionalisasi tersebut dilaksanakan berdasarkan payung hukum Undang-Undang Nomor 86 tahun 1958 tentang Nasionalisasi Perusahaan-Perusahaan Milik Belanda yang berada di dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Pasca implementasi kebijakan nasionalisasi dan pribumi maka kemudian muncul sebuah inisiatif untuk mengoptimalkan fungsi dan peran dari kedua perusahaan nasional tersebut dalam menghadapi tantangan sekaligus mengisi era kemerdekaan Republik Indonesia.

Dalam perjalanan bersejarahnya, melalui Keputusan Menteri Keuangan No.764/MK/IV/12/1972 tertanggal 9 Desember 1972, pemerintah Indonesia memutuskan untuk melakukan merger antara PT Asuransi Bendasraya dan PT Umum Internasional Underwriters (UIU) menjadi PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) sebagai sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang usaha Asuransi Umum. Pengesahan penggabungan tersebut selanjutnya dikukuhkan dengan Akta Notaris Mohamad Ali Nomor 1 tanggal 2 Juni 1973.

Sebagai salah satu BUMN yang memiliki kinerja usaha gemilang di Indonesia, seluruh saham PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dimiliki oleh Negara Republik Indonesia. Apalagi, perjalanan waktu telah membuktikan bahwa PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) atau yang dikenal dengan Asuransi Jasindo, memang memiliki pengalaman yang mumpuni, panjang dan matang di bidang Asuransi Umum bahkan sejak era kolonial. Pengalaman ini memberikan nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan dan pertumbuhan kinerja Asuransi Jasindo hingga saat ini, sehingga berhasil dalam meraih kepercayaan publik baik yang ada di dalam maupun di luar negeri.

Dalam menyuguhkan layanan profesional dan terbaiknya, Asuransi Jasindo senantiasa memegang teguh nilai-nilai budaya perusahaan yang ditanamkan yaitu Asah, Asih dan Asuh. Selain itu, Asuransi Jasa Indonesia juga berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang prima demi memenuhi kepuasan Tertanggung. Asuransi Jasindo juga banyak mendapatkan dukungan reasuradur terkemuka dari seluruh belahan dunia, seperti Swiss Re dan Partner Re, dalam memberikan back-up reasuransi, terutama pertanggungan yang bersifat mega-risk.

Dalam menyelesaikan klaim-klaim besar, komitmen atas ketepatan dan kecepatan Asuransi Jasindo tak perlu diragukan lagi. Hal ini dibuktikan dengan penyelesaian klaim-klaim besar bahkan hingga bernilai triliunan rupiah. Sebut saja misalnya, klaim Apogee Kick Motor Satelit Palapa B2 sebesar US$ 75 juta, BDC Failure Satelit Palapa C2 senilai US$ 31,2 juta, Battery Charging Failure Satelit Palapa C2 sebesar US$ 36,5 juta, dan Loss of DB Satelit Garuda milik Aces International hingga senilai US$ 101,5 juta.

Pengalaman dan kemampuan Asuransi Jasindo yang mengundang decak kagum ini, telah pula diakui oleh badan pemeringkat internasional yaitu Standard and Poor's untuk kategori “Claim Paying Ability ” pada tahun 1997 dengan peringkat BBB. Selanjutnya, di tahun 2009, Asuransi Jasindo kembali mendapatkan pengakuan sebagai satu-satunya perusahaan Asuransi Umum nasional yang memperoleh rating dari badan pemeringkat internasional AM Best yang berbasis di Hongkong dan Amerika Serikat, untuk kategori “ Financial Strength Ability” (Stable Outlook ) dengan peringkat B++ dan Issuer Credit Ability (Stable Outlook) dengan peringkat BBB.

2.1.2.      Visi dan Misi PT. Jasa Asuransi Indonesia

Ø  VISI

Menjadi perusahaan asuransi yang tangguh dalam persaingan global dan menjadi market leader di pasar domestik

Ø  MISI

Menyelenggarakan usaha asuransi kerugian dengan reputasi Internasional melalui peningkatan pangsa pasar, pelayanan prima dan tetap menjaga tingkat profitabilitas serta memenuhi harapan stakeholders.

2.1.3.      Mitra Usaha PT. Jasa Asuransi Indonesia

Asuransi Jasindo sangat selektif dalam menggalang kemitraan usaha demi mengoptimalkan efektivitas kerjasama bisnis jangka panjang. Mitra usaha yang mendampingi Asuransi Jasindo terdiri dari perusahaan dan asosiasi terkemuka di bidangnya.

a.      Reasuransi
Reasuransi merupakan bagian terpenting bagi proses pengelolaan risiko. Mengingat vitalnya reasuransi sebagai "security" bagi perusahaan maka Asuransi Jasindo hanya bermitra dengan perusahaan Reasuransi dengan track record baik, berpengalaman di dunia internasional serta berpredikat AAA (triple A), atau minimal berpredikat BBB (triple B).

Kriteria tersebut ditetapkan untuk menjamin kepastian dalam risiko pertanggungan agar lebih aman, mengingat citra, reputasi baik dan kemampuan Asuransi Jasindo dalam pembayaran klaim yang ingin dipertahankan.

b.      Broker Reasuransi

Asuransi Jasindo melakukan penyebaran reasuransi melalui Broker Reasuransi Internasional yang mempunyai reputasi di dunia Broker Reasuransi. Agen Asuransi Jasindo selalu membina forum pertemuan rutin dengan para agen untuk meningkatkan kinerja dan peran agen. Penyertaan Bersama Asuransi Allianz AG di Jerman, Asuransi Jasindo membentuk perusahaan asuransi patungan di Indonesia dengan saham 24%, juga dengan Tokio Marine di Jepang Asuransi Jasindo membentuk perusahaan yang sama di Jakarta dengan saham sebesar 40%. Broker Asuransi Membangun interaksi secara profesional dengan broker asuransi serta kemitraan yang saling menguntungkan, profesional dan sesuai undang-undang yang berlaku merupakan salah satu langkah penting yang ditempuh perusahaan, hingga kini. Independent Loss Adjuster Pelayanan klaim terus disempurnakan, tidak saja melalui penggunaan in-house Loss Adjuster terdidik dan berpengalaman, tetapi juga dengan Independent Loss Adjuster lain dengan tingkat integritas tinggi.

c.       Perbankan

Untuk membantu pembiayaan, peningkatan produksi, dan kemajuan usaha para tertanggung, Asuransi jasindo menjalin kemitraan dengan sektor perbankan.

d.      Asosiasi

Asuransi Jasindo menggalang kerja sama dengan berbagai asosiasi seperti, penerbangan, kontraktor, dll, yang memungkinkan pemahaman tentang berbagai bidang usaha.

e.       Pefindo

PT. PEFINDO atau "PT Pemeringkat Efek Indonesia" didirikan di Jakarta pada tanggal 21 Desember 1993, melalui inisiatif dari BAPEPAM (Badan Pengawas Pasar Modal), dan Bank Indonesia (Bank Sentral). Pada tanggal 13 Agustus 1994, PEFINDO memperoleh izin operasi (No 39/PM-PI/1994) dari BAPEPAM dan tetap salah satu lembaga penunjang Pasar Modal Indonesia.

f.       Mitra Usaha Lain

Mitra usaha lain yang terkait dan sangat berperan dalam mendukung keberhasilan usaha dilayani secara profesional, proporsional serta saling menguntungkan

2.1.4.      Jenis Produk Asuransi PT. Jasa Asuransi Indonesia

Berikut adalah jenis atau produk-produk yang terdapat pada PT  Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) Bandung Ritel, sebagai berikut :

a.      JASINDO OTO, produk ini memberikan proteksi meliputi kerugian (kerusakan atau kehilangan total), tanggung jawab hukum terhadap Pihak Ketiga, dan santunan terhadap pengemudi dan penumpang. Jasindo OTO, merupakan produk unggulan dan menjadi sangat diminati oleh masyarakat pemilik kendaraan bermotor dengan pelayanan klaim yang cepat, tepat dan akurat. Mencakup semua kerugian atas kendaraan bermotor baik hilang maupun rusak karena kecelakaan.

b.      JASINDO GRAHA, merupakan kombinasi atau paduan antara asuransi kebakaran, asuransi kecelakaan diri dan asuransi meninggal dunia biasa (normally death) yang ditujukan untuk segmen debitur KPR Perbankan baik secara perorangan maupun kumpulan.

c.       ASURANSI KELUARGA, asuransi merupakan bentuk pertanggungan dalam rangka menghadapi risiko kerugian yang muncul secara tidak terduga. Ada dua hal utama dalam berasuransi, memilih perusahaan asuransi yang memberikan kepastian dan kesempatan untuk memilih jenis asuransi yang sesuai kebutuhan tertanggung. Asuransi keluarga dari Asuransi Jasindo memberikan paket-paket pilihan untuk pertanggungan keluarga sesuai dengan kebutuhan keluarga tertanggung.

d.      ASURANSI KARISMA, ketenangan hidup merupakan suatu kebutuhan setiap keluarga. Seringkali berbagai musibah yang tidak terduga mengganggu ketenangan tersebut, bahkan kadang-kadang menjadi suatu hambatan kelangsungan hidup. Asuransi Jasindo melalui polis KARISMA mengambil alih risiko yang dapat mengganggu ketenangan tertanggung dengan jaminan yang luas.

e.       ASURANSI LINTASAN, LINTASAN adalah asuransi perjalanan dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam seluruh perjalanan tertanggung baik melalui udara, laut maupun perjalanan darat selama masa pertanggungan sesuai tertera di dalam kartu peserta lintas tertanggung.

f.       ASURANSI AVIATION, memberikan proteksi asuransi aviation terhadap operator / pemilik pesawat udara dari suatu kerugian finansial yang mungkin timbul akibat suatu kecelakaan yang terjadi, sehingga kerugian tersebut tidak mengganggu kondisi keuangan operator / pemilik pesawat dimaksud serta operasi penerbangan.

g.      ASURANSI PELANGI, adalah asuransi penerbangan dan pelayaran, merupakan produk dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam penerbangan dan pelayaran tertanggung :

-          Dimulai sejak penumpang berada di ruang tunggu pemberangkatan;

-          Selama penerbangan / pelayaran;

-          Berakhir di ruang tunggu bandara / pelabuhan tujuan

JASINDO PELANGI memberikan jaminan atas risiko yang timbul akibat kecelakaan yang mengakibatkan kematian, cacat tetap sebagian atau seluruh tubuh serta biaya perawatan/pengobatan yang tertanggung perlukan sesuai dengan ketentuan jaminan.

h.      JASINDO ANAK SEKOLAH, adalah jaminan asuransi bagi siswa/pelajar atau mahasiswa akibat suatu kecelakaan. Untuk mendapatkan jaminan asuransi maka siswa/ pelajar atau mahasiswa cukup membeli kupon asuransi ANAK SEKOLAH yang disediakan oleh Asuransi Jasindo. Kupon asuransi terbagi atas 4 (empat) kelompok yang disesuaikan antara besarnya santunan ganti rugi dengan besarnya premi asuransi.

i.        ASURANSI TAKAFUL, merupakan salah satu unit usaha Asuransi Jasindo yang berlandaskan kaidah atau hukum Islam dengan sistem pengelolaan premi (dana peserta) yang ditempatkan terpisah dari Asuransi Jasindo. Jasindo Takaful dikelola berdasarkan syariah dalam operasinya menghindari gharar (ketidakjelasan), maisir (judi), dan riba(bunga) dengan cara menggunakan mekanisme Mudharabah (bagi hasil). Peserta memperoleh bagi hasil sisa dana pada masa pertanggungan. Besarnya rasio bagi hasil untuk peserta dan pengelola adalah: 30% : 70%.

j.        INBOUND TRAVEL INSURANCE. Sebagai perusahaan yang menjunjung semangat profesionalisme. Asuransi Jasindo, mempersembahkan Inbound Travel Insurance, yang sangat unik dan menguntungkan. Produk ini, memberikan jaminan/santunan kepada wisatawan mancanegara yang mengalami musibah akibat kecelakaan yang terjadi di Indonesia. Adapun masa pertanggungannya dimulai, sejak pembelian asuransi saat tiba di Terminal Kedatangan Bandara/Pelabuhan di Indonesia, sampai dengan saat beranjak meninggalkan Terminal Keberangkatan Bandara/Pelabuhan di Indonesia menuju ke Negara asal sesuai ikhtisar polis.

k.      ASURANSI HAJI DAN UMROH, adalah asuransi kecelakaan diri risiko perjalanan merupakan produk Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam perjalanan haji atau umroh tertanggung, dimulai sejak tertanggung/peserta meninggalkan rumah kediaman dan sesuai tanggal mulainya pertanggungan yang tertera di kupon, selama melakukan aktivitas haji atau umroh, berakhir sampai kembali ke rumah atau berakhirnya masa pertanggungan (mana saja yang lebih dulu terjadi). JASINDO HAJI dan UMROH memberikan jaminan atas risiko yang timbul akibat kecelakaan yang mengakibatkan kematian, cacat tetap sebagian atau seluruh tubuh serta biaya perawatan/pengobatan yang tertanggung perlukan sesuai dengan ketentuan jaminan.

l.        JASINDO HEALTH CARE, PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) menawarkan program asuransi kesehatan yang disebut Jasindo Health Care. Jasindo Health Care merupakan produk asuransi kesehatan yang sangat komprehensif meliputi jaminan rawat inap, rawat jalan, rawat gigi, manfaat melahirkan, manfaat kacamata, serta manfaat medical check up. Jasindo Health Care juga menawarkan benefit yang sangat fleksibel dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan yaitu melalui pembuatan produk yang bersifat tailor made dan dapat mengakomodasi permintaan akan asuransi kesehatan yang bersifat Indemnity maupun managed care. Program ini memberikan manfaat khusus yang tepat bagi Anda karena memberikan penggantian biaya kesehatan sekaligus santunan kematian apabila seseorang menderita penyakit atau mengalami kecelakaan.

2.1.5.      Struktur Organisasi PT. Jasa Asuransi Indonesia

Organisasi merupakan suatu sistem yang menghubungkan sumber-sumber daya sehingga memungkinkan pencapaian tujuan atau sasaran tertentu. Oleh karena itu organisasi memiliki peran yang penting dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta. Dengan adanya organisasi, maka tujuan yang telah ditetapkan suatu instansi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Kecil maupun besar pasti wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama.

Bagan Organisasi PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) cabang Semarang dapat dilihat pada lampiran 1.

2.1.6.      Job Description

Job Description atau atau yang disebut juga dengan deskripsi tugas merupakan penjabaran tugas dan tanggungjawab pada setiap bagian yang terkait dengan kegiatan usaha suatu organisasi atau perusahaan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama, maka dibutuhkan perangkat yang saling mendukung dan memadai. Adanya struktur organisasi akan menggambarkan tugas dan tanggungjawab yang jelas dari setiap bagian yang terkait. Adapun rinciannya sebagai berikut :

a.      Kepala Kantor Cabang

Kepala kantor cabang mempunyai tugas :

-          Mengelola fungsi –fungsi cabang.

-          Menandatangani surat-surat kepada tertanggung intern Jasindo untuk isi surat yang penting.

-          Menandatangani polis asuransi.

-          Memberikan kebijakan dalam memberi keputusan.

b.      Kepala Unit Teknik

Kepala Unit Teknik mempunyai tugas :

-          Memberikan keputusan atas usulan-usulan unit terkait yang dibawahnya.

-          Membantu urusan kepala cabang dalam hal penandatanganan polis maupun yang berhubungan dengan surat-menyurat jika kepala cabang tidak berada di tempat.

-          Memberikan T & C (Term and Conditions) polis. T& C adalah kebijakan dalam hal pemutusan kondisi dan risiko asuransi kepada tertanggung.

Kepala urusan teknik membawahi lima fungsi yaitu :

1)      Fungsi Akseptasi yang mempunyai tugas :

Ø  Membuat polis yang berhubungan dengan Marine Cargo, Marine Hull (Rangka Kapal)dan Avation.

Ø  Meminta persetujuan pembuatan polis/underwriting info kepada Divisi Underwriting Kantor Pusat.

Ø  Membuat laporan produksi bulanan kepada unit penjualan/pemasaran.

2)      Casuality & Bonding yang mempunyai tugas :

Ø  Membuat polis yang berhubungan dengan Surety Bond, Kendaraan Bermotor (KBM), Hole In One, Alat Berat/Moveable All Risk.

Ø  Meminta persetujuan pembuatan polis/underwriting info kepada Divisi Underwriting Kantor Pusat.

Ø  Membuat laporan produksi bulanan kepada unit Penjualan/pemasaran.

Ø  Membuat polis-polis yang berhubungan dengan Marine & Avation.

3)      Fungsi Non Marine yang mempunyai tugas :

Ø  Membuat polis-polis yang berhubungan dengan Asuransi Kebakaran, Erection All Risk (EAR), Contruction All Risk (CAR), Machinery Breakdown (MB).

Ø  Meminta persetujuan pembuatan polis/underwriting info kepada Divisi Underwriting Kantor Pusat.

Ø  Membuat laporan bulanan kepada unit Penjualan dan Pemasaran

4)      Fungsi Klaim yang mempunyai tugas :

Ø  Melakukan analisa terhadap klaim/kerugian yang dialami tertanggung

Ø  Membuat laporan kerugian (Nonfication Of Loss) kepada divisi klaim kantor pusat.

Ø  Membuat LKS (Laporan Kerugian Sementara) yang dimasukkan ke dalam data komputer sentral.

Ø  Membuat analisa perhitungan ganti rugi terhadap tertanggung dengan angka wajar.

Ø  Membuat LKP (Laporan Kerugian Pasti), nota debet/kredit, kwitansi sebagai bukti pembayaran klaim.

Ø  Meminta dana kepada divisi pendanaan pusat.

Ø  Membuat surat permintaan pembayaran klaim kepada unit keuangan.

5)      Surveyor/Adjuster yang mempunyai tugas:

Melakukan survei lapangan/analisa atas kebenaran klaim/kerugian yang dialami tertanggung dan melaporkan data-data kerugian kepada unit klaim.

c.       Kepala Unit Penjualan/ Pemasaran

Kepala Unit Pemasaran mempunyai tugas:

-          Memperkenalkan produk-produk unggulan dari asuransi Jasindo.

-          Merekrut pangsa pasar dari para kompetitor/pesaing.

-          Memberikan penjelasan asuransi, tarif dan luas jaminan kepada klien.

-          Memberikan pelayanan yang baik dan memberikan surat pemberitahuan untuk jatuh tempo polis.

-          Sebagai koordinator untuk masing-masing tenaga pemasaran (staf), broker dalam rangka mempertahankan kepercayaan dari tertanggung (klien).

-          Meningkatkan pendapatan premi dan mengembangkan jaringan kerja sama (network).

Kepala urusan penjualan/pemasaran membawahi dua fungsi yaitu ;

1)      Fungsi penjualan/pemasaran untuk BUMS/Bank/Broker/Penjualan langsung (direct).

2)      Fungsi penjualan/pemasaran untuk BUMN/BUMD.

d.      Kepala Unit Keuangan

Kepala unit keuangan mempunyai tugas yaitu :

-          Mengelola keuangan cabang.

-          Menandatangani urusan-urusan yang berhubungan dengan keuangan.

-          Memberikan laporan keuangan tiap bulan pada kantor pusat.

-          Mengelola seluruh karyawan dikantor cabang.

-          Mengatur operasional kendaraan.

-          Menilai produktivitas karyawan..

Kepala unit keuangan membawahi lima fungsi yaitu :

1)      Fungsi Pembendaharaan yang mempunyai tugas yaitu :

Menyediakan fasilitas keuangan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

2)      Fungsi Penagihan yang mempunyai tugas yaitu :

Ø  Melakukan penagihan yang berhubungan dengan premi angsuran.

Ø  Membuat nota kas kredit/debet surat-surat yang berkaitan dengan aktivitas keuangan.

Ø  Membuat laporan keuangan setiap bulan.

3)      Fungsi akuntansi dan SIM yang mempunyai tugas:

Ø  Melakukan analisa atas data-data yang masuk ke komputer sentral.

Ø  Membuat data-data produksi/akseptasi dan klaim.

Ø  Membuat laporan bulanan ke kantor pusat.

4)      Fungsi SDM dan umum yang mempunyai tugas :

Ø  Menilai produktivitas karyawan.

Ø  Memberikan laporan keuangan tiap bulan kepada kantor pusat.

Ø  Mengelola seluruh karyawan dikantor pusat.

Ø  Mengatur operasional kendaraan.

5)      Kasir yang mempunyai tugas yaitu :

Mengeluarkan dana/uang yang berhubungan dengan kegiatan keuangan kantor cabang.

2.2.   Deskripsi Praktek Kerja Lapangan

a.      Proses Induksi

Kegiatan PKL pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang dilaksanakan selama satu bulan (04 Agustus sampai dengan 29 Agustus 2014) seperti yang telah ditetapkan oleh fakultas. Selama kegiatan ini penulis melalui beberapa tahapan yang harus dilaksanakan yaitu proses perijinan dan juga saat kegiatan PKL itu sendiri berlangsung.

-          Proses Perijinan

Sebelum kegiatan di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang dilaksanakan, ada beberapa prosedur yang dilakukan. Pertama kali adalah mencari tempat PKL. Hal ini dilakukan agar penulis nantinya tidak perlu membuat banyak surat pengajuan ijin PKL pada perusahaan/dinas yang lain. Setelah penulis mendapat ijin dari pihak PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang maka penulis meminta surat permohonan ijin pelaksanaan PKL pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, selanjutnya penulis mengantarkan surat ijin PKL ke Bagian Kepegawaian Sekretariat PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang, setelah satu minggu penulis menerima surat konfirmasi dari PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang bahwa penulis diterima untuk melakukan PKL sesuai dengan waktu yang diajukan. Setelah itu, maka penulis  langsung melaksanakan PKL sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

-          Pelaksanaan kegiatan PKL

Oleh PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang, penulis ditempatkan pada tiga bagian yang berbeda yaitu Keuangan, Klaim, dan Pemasaran. Pada awal kegiatan PKL, kegiatan yang dilakukan adalah perkenalan dengan para pegawai. Hal ini dilakukan agar nantinya pada saat kegiatan PKL berlangsung penulis dapat berkomunikasi dan bekerjasama dengan baik dengan para pegawai yang ada di kantor tersebut terlebih yang bekerja di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang. Hubungan yang baik dengan para pegawai akan sangat diperlukan guna menciptakan suasana kerja yang nyaman, sehingga penulis tidak perlu merasa sungkan atau canggung apabila ada sesuatu yang perlu ditanyakan tentang tugas yang kurang dimengerti atau dipahami.

b.      Tugas-tugas selama PKL

Adapun kegiatan yang dilakukan selama PKL, antara lain:

-          Melakukan pengamatan terhadap Prosedur/mekanisme kerja yang ada di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Semarang.

-          Melakukan pengamatan terhadap Prosedur/mekanisme penginputan Cash Budget yang dilakukan PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Semarang melalui aplikasi StarJasindo.

-          Monitoring outstanding klaim atau memeriksa daftar klaim yang belum diselesaikan.

-          Rekapitulasi klaim atau merekap daftar klaim yang telah diselesaikan.

-          Membuat surat penagihan premi kepada kantor cabang lain dan kantor pusat.

-          Rekapitulasi polis kendaraan bermotor sesuai dengan urutannya dan mencocokkan kode mesinnya.

-          Pengarahan untuk pengarsipan bukti memorial, di mana letak filling dan tata cara filling.

-          Pembuatan Bukti Bank Debet/Kredit berdasarkan rekening koran

-          Membuat Buku Bank Debet/Kredit yang akan di arsipkan berdasarkan rekening koran atas penerimaan premi melalui bank.

-          Membuat bukti kas harian atas pengeluaran-pengeluaran dan pemasukan yang langsung di laporkan ke kepala unti keuangan melalui sistem StarJasindo.

c.       Adaptasi

Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat karena dapat mengetahui dunia kerja yang sesungguhnya sehingga ilmu yang telah didapat selama ini di kampus bisa dipraktekkan secara langsung. Praktek Kerja lapangan pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo) Cabang Semarang dilaksanakan pada tanggal 04Agustus sampai dengan tanggal 29 Agustus 2014. Perincian waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan: Senin – Jumat : pukul 08.00-16.00 WIB.

Awal masuk penulis beserta rekan-rekan dikumpulkan di ruangan kepegawaian dan diberi pengarahan dari koordinator, setelah itu penulis dikenalkan pada staf dan karyawan yang bekerja di Jasindo Semarang. Selanjutnya mahasiswa PKL sudah mulai di tempatkan ke divisi yang berbeda-beda, penulis pada dua Minggu ditempatkan di Bagian Keuangan. Selama PKL penulis adalah sebagai perwakilan dari UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES). Apalagi untuk pertama kalinya mahasiswa UNNES bisa PKL di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo), oleh karena itu penulis harus menjaga nama baik UNNES dan mematuhi semua peraturan selama PKL serta mengerjakan tugas dengan baik dan mengaplikasikan semua ilmu yang telah didapat dengan baik dan menjaga tingkah laku perilaku selama PKL.

Mahasiswa yang sedang PKL di tempat tersebut mendapatkan pengalaman dan pengetahuan yang telah diberikan oleh setiap pengawas pada masing-masing bagian atau divisi yang ada di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo).

d.      Kendala Pelaksanaan Tugas dan Mengatasinya

-          Kendala Pelaksanaan Tugas

Kendala yang dihadapi penulis pada pelaksanaan tugas meliputi:

1)      Sulitnya beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan karena mereka semua merupakan orang-orang profesional pada bidangnya.

2)      Pekerjaan yang ada merupakan dokumen yang bersifat penting bagi perusahaan, sehingga hanya sebagian kecil tugas yang diberikan pada penulis.

-          Cara Mengatasi Kendala

Apabila penulis menghadapi atau mendapatkan kesulitan, penulis banyak dibantu oleh para karyawan begitu juga oleh pengawas. Mereka memaklumi kita atas kesulitan tersebut, karena penulis belum terbiasa  dengan pekerjaan yang diberikan.

Cara mengatasi kendala tersebut adalah:

1)      Untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja penulis meminta pada para pegawai pada bagian tersebut untuk selalu bekerjasama dan membatu dalam melaksanakan tugas yang penulis kerjakan, dan penulis mencoba untuk selalu berkomunikasi dengan para pegawai. Dan ternyata lama kelamaan para pegawai cukup ramah untuk diajak bicara.

2)      Untuk pekerjaan yang bersifat penting penulis tidak dapat membatu mengerjakannya, akan tetapi penulis mengatasinya dengan cara menawarkan bantuan pada pegawai-pegawai untuk mengerjakan pekerjaan yang akan diselesaikan.

e.       Keterampilan-keterampilan baru yang diperoleh selama PKL

Dalam melaksanakan PKL pada PT. Asuransi Jasa Indonesia, banyak keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman baru yang diperoleh. Harapan penulis adalah semua itu dapat menjadi bekal dalam memasuki dunia kerja nanti. Sebelum PKL penulis hanya mendapatkan keterampilan-keterampilan yang diperoleh selama kuliah dan teori-teori yang mendukung. Setelah melaksanakan PKL banyak keterampilan-keterampilan baru yang didapat, antara lain:

-          Bagaimana berkomunikasi serta bekerjasama antara pegawai dalam lingkup kerja.

-          Pengenalan serta penggunaan aplikasi khusus untuk dapat memudahkan memonitor antara kantor pusat dengan kantor cabang.

f.       Sistem Pelaporan Cash Budget Bulanan Melalui Aplikasi StarJasindo

1)      Permulaan

Karyawan Jasindo atau User dapat melakukan akses pada aplikasi StarJasindo untuk memulai aktivitas-aktivitas yang dapat dilakukan, khususnya pada modul Cash Budget.

Halaman ini akan muncul pertama kali saat User melakukan akses pada aplikasi StarJasindo.

Gambar 1 - Halaman Aplikasi StarJasindo

Halaman login ini merupakan halaman awal yang harus dilalui untuk mengetahui peran User yang akan melakukan akses pada modul Cash Budget. Berikut ini adalah aktivitas penggunaan yang dapat dilakukan oleh User pada halaman login :

a.       Masukkan user nama

b.      Masukkan password

c.       Tekan tombol login untuk masuk ke dalam aplikasi

Pada saat User melakukan klik pada tombol login, sistem akan melakukan validasi terhadap User name dan password yang telah dimasukkan. Setelah validasi berhasil dilakukan, sistem akan menampilkan menu utama yang sesuai dengan peran dan akses yang dimiliki User pada saat login.

Pada saat halaman menu utama ditampilkan, data mengenai User yang melakukan akses, lokasi kantor, dan waktu akses yang dilakukan User, ditampilkan pada pojok kanan atas dari halaman menu utama :

Gambar 2 - Menu Setelah LogIn

Tampilan diatas merupakan menu utama secara umum dan khusus untuk modul keuangan, user dapat melakukan pemilihan menu “keuangan” yang tertera pada halaman menu utama.

2)      Pusing The System (Online & Bath)

Setelah user melakukan pemilihan menu keuangan pada halaman menu utama, sistem akan menampilkan halaman utama dari modul keuangan.

1.      Menu utama modul keuangan

Berikut adalah tampilan menu utama dari modul keuangan :

Gambar 3 – Halaman Menu Keuangan

Dari menu utama modul keuangan ini, user dapat melakukan aktivitas yang berhubungan dengan modul keuangan, sesuai dengan tujuan yang ditetapkan di awal dokumen ini.

2.      Entry Cash Budget

Langkah melakukan entry adalah sebagai berikut :

a.       Masuk ke modul Kuangan -> Cash Budget list, maka sistem akan menampilkan Mock up sebagai berikut :

Gambar 4 – Menu Pencarian dan Entry Cash Budget

b.      Daftar Cash Budget berfungsi untuk melakukan inquiry Cash Budget yang sudah pernah dientry ke dalam sistem.

·         Kode cabang -> digunakan untuk memilih kode cabang, jika user cabang maka hanya dapat melihat data Cash Budget cabang yang bersangkutan tetapi jika user pusat dapat melihat Cash Budget keseluruhan kantor cabang.

·         Bulan/tahun -> digunakan untuk memilih/entry bulan dan tahun yang ingin ditampilkan.

·         Status -> digunakan untuk memilih Cash Budget yang ingin ditampilkan, Draf -> data masih dapat dilakukan perubahan, setuju -> data bersifat final dan tidak dapat melakukan perubahan.

·         Cari -> digunakan untuk melakukan pencarian data Cash Budget

·         Reset -> digunakan untuk mereset kriteria pencarian yang sudah ditentukan sebelumnya.

·         Lihat data -> digunakan untuk melihat detail data Cash Budget

·         Tambah -> digunakan untuk melakukan entry data Cash Budget yang baru, pada saat tombol diklik maka sistem akan menampilkan Mock up sebagai berikut :

Gambar 5 – Detail Entry Cash Budget

c.       Detail entry Cash Budget adalah sebagai berikut :

·         Bulan/tahun -> adalah untuk memilih/entri bulan dan tahun Cash Budget yang akan disentri ke dalam sistem. Sistem akan melakukan validasi bahwa Cash Budget yang dientri adalah bulan berjalan + 1, contoh : posisi bulan buku uni 2014 maka Cash Budget yang dapat dientri adalah untuk bulan uli 2014.

·         Semua rencana Cash Budget baik penerimaan ataupun pengeluaran dibagi menjadi empat Minggu dengan ketentuan sebagai berikut :

-          Minggu I -> digunakan untuk penerimaan atau pengeluaran tanggal 1 s/d 7 setiap bulannya.

-          Minggu II -> digunakan untuk penerimaan atau pengeluaran tanggal 8 s/d 14 setiap bulannya.

-          Minggu III -> digunakan untuk penerimaan atau pengeluaran tanggal 15 s/d 21 setiap bulannya.

-          Minggu IV -> digunakan untuk penerimaan atau pengeluaran diatas tanggal 24 setiap bulannya.

·         Saldo awal kas/bank -> digunakan untuk melakukan entri saldo awal dari kas dan atau bank.

·         Rencana penerimaan

-          Premi -> digunakan untuk melakukan entri rencana penerimaan presi setiap minggunya per nasabah/tertanggung, jadi setiap nasabah/tertanggung harus dientri terpisah.

-          Penerimaan lain -> digunakan untuk melakukan entri rencana penerimaan lain seperti bunga deposito/hasil deposito.

·         Rencana pengeluaran

-          Komisi -> digunakan untuk melakukan entri rencana pengeluaran pembayaran komisi ke agen/broker atau mungkin fee Base (jika sudah mulai diimplementasikan). Cara entrinya harus detail ke mana komisi/fee Base tersebur akan dibayarkan dengan cara memasukkan setiap nama agen/broker.

-          Belanja modal -> digunakan punuk  melakukan entri rencana pengeluaran pembelian Asset. Cara entrinya dengan mencantumkan detail setiap kelompok Asset sesuai dengan pengelompokan Asset yang sudah ditentukan oleh biro pengadaan belanja modal atau divisi akuntansi.

-          Klaim -> digunakan untuk melakukan entri rencana pengeluaran pembayaran klaim. Cara entri harus detail yaitu per nasabah/tertanggung.

·         Biaya operasional -> digunakan untuk melakukan entri rencana pengeluaran biaya operasional yang sudah ditentukan oleh manajemen (divisi pendanaan investasi)

d.      Tombol tambah -> digunakan untuk menambah item/list yang berbeda dalam setiap kelompok Item/list

e.       Field keterangan -> digunakan untuk menginput informasi lain yang diperlukan sehingga data Cash Budget lebih informatif

f.       Tombol simpan -> digunakan untuk menyimpan data Cash Budget yang sudah dientri. Pada saat simpan data masih berstatus draf dan masih dapat dilakukan perubahan.

g.      Tombol cetak -> digunakan untuk melakukan cetak rencana Cash Budget yang sudah dientri.

h.      Tombol setuju -> digunakan  untuk menyetujui data Cash Budget yang sudah dientri. Data yang sudah disetujui bersifat final dan tidak dapat dilakukan perubahan.

i.        Tombol keluar -> digunakan untuk keluar dari entrian Cash Budget atau untuk membatalkan penyimpanan.

j.        Contoh cetakan rencana Cash Budget yang sudah dientri

Gambar 6 – Cetakan Rencana Cash Budget

3.      Laporan Cash Budget

a.       Laporan Cash Budget (keu1900)

Digunakan untuk mengetahui rencana ataupun pengeluaran dibandingkan dengan realisasi penerimaan dan pengeluaran yang sebenarnya

Gambar 7 - Laporan Cash Budget (Penerimaan dan Pengeluaran)

b.      Cetak laporan status Cash Budget

Gambar 8 – Cetak Laporan Status Cash Budget

Catatan :

Ø  Untuk implementasi tahap pertama data Cash Budget tidak akan mempengaruhi proses tutup buku tetapi efektif per bulan Agustus 2014 (Cash Budget September 2014) akan mempengaruhi proses tutup buku

Ø  Proses tutup buku tidak dapat dilakukan jika data Cash Budget belum disetujui.